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Adjoint(e) de direction senior in Pointe-Claire at Andritz

Date Posted: 2/12/2018

Job Snapshot

  • Employee Type:
    Full-Time
  • Location:
    Pointe-Claire
  • Job Type:
    Other
  • Experience:
    Not Specified
  • Date Posted:
    2/12/2018

Job Description

Andritz Hydro est à la recherche d'un(e) adjoint(e) de direction senior responsable de soutenir nos cadres supérieurs en temps opportun et de manière professionnelle. Le titulaire fournira un soutien de haute qualité pour la coordination, la gestion des horaires, la communication, l'assistance administrative et cléricale pour les cadres supérieurs.

Pour réussir dans ce rôle, le titulaire doit être proactif, respecter les délais et communiquer efficacement. Notre candidat idéal possède également une expérience en tant qu'adjoint(e) de direction et connaît bien les technologies de gestion de bureau. Enfin, le titulaire devrait être en mesure d'identifier et de répondre aux besoins des cadres supérieurs et d'effectuer des tâches administratives pour assurer le bon fonctionnement des activités.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

  • Coordonner les calendriers quotidiens des cadres supérieurs;
  • Être le point de contact avec les organisations externes (ex. les clients, les associations, les membres du conseil d'administration d'Andritz, les sous-traitants et autres organisations);
  • Planifier les rendez-vous et les événements;
  • Responsable d’effectuer les arrangements de voyages et préparer des rapports de dépenses pour les cadres supérieurs;
  • Gérer les appels téléphoniques et les courriels;
  • Participer à des réunions afin de prendre les minutes, et mettre à jour les registres d’initiatives/actions;
  • Répondre rapidement aux demandes des cadres supérieurs;
  • Préparer ou aider à préparer des trousses de communication en français ou en anglais (ex. notes de réunion du conseil d’administration, présentations aux employés, etc.);
  • Faciliter la communication interne (ex. distribuer de l’informations et planifier/organiser des présentations);
  • Proposer des moyens de gérer les activités du bureau de manière plus efficace, élaborer et mettre en œuvre des améliorations;
  • Créer des rapports et mettre à jour les bases de données internes;
  • Agir en tant que point de contact avec AMEX et l'agence de voyage (CWT);
  • Obtenir les signatures requises sur les documents et, dans certains cas, agir à titre de commissaire à l'assermentation.

Job Requirements

ÉTUDES ET EXPÉRIENCE

  • Expérience démontrée en tant qu'adjoint(e) exécutif(ve), adjoint(e) de direction ou un autre rôle similaire;
  • Connaissance des procédures de bureau;
  • Solide expérience avec les systèmes de gestion de bureau et la suite MS Office;
  • Connaissance des calendriers en ligne et des systèmes de nuage;
  • Expérience de l'utilisation de matériel de bureau, y compris les imprimantes et les télécopieurs;
  • Solides compétences en communication (par téléphone, courriel et en personne);
  • Fait preuve d’une très grande discrétion et de confidentialité avec des informations sensibles de l'entreprise;
  • Excellentes compétences organisationnelles avec une capacité à penser de manière proactive et prioriser le travail;
  • Diplôme d'études collégiales (ou expérience équivalente) dans un domaine pertinent;
  • Bilingue en français et en anglais – un requis

* Détenir le statut légal pour travailler au Canada est requis.